Dès le début

Thomas Schmidt presse le pas dans le corridor. Il est facile de se perdre dans le labyrinthe de couloirs de ce grand bâtiment. Cela lui est arrivé plusieurs fois au cours de sa première année chez Mohn Media. Aujourd’hui, il connaît le trajet par cœur, dans les deux sens du terme. Il connaît les nombreux passages, les différents départements, et sait ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet d’impression : du travail de précision, qui commence par la fourniture des données.

Thomas Schmidt vérifie à l’ordinateur les informations d’un nouveau contrat.

 

Thomas Schmidt presse le pas dans le corridor. Il est facile de se perdre dans le labyrinthe de couloirs de ce grand bâtiment. Cela lui est arrivé plusieurs fois au cours de sa première année chez Mohn Media. Aujourd’hui, il connaît le trajet par cœur, dans les deux sens du terme. Il connaît les nombreux passages, les différents départements, et sait ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet d’impression : du travail de précision, qui commence par la fourniture des données.

 

Tout est dans la préparation

L’objectif de Thomas Schmidt est de comprendre son client et son produit. Il pose des questions, beaucoup de questions... Souvent, personne ne les a encore posées. Même lors de la première discussion avec le client pour lequel il prépare maintenant la reprise des données du catalogue, il a de nouveau voulu tout savoir précisément. Il a donc demandé comment s’appelleraient les suppléments. Le client était irrité dans un premier temps, jusqu’à ce qu’il se rende compte que chacun au sein de l’équipe de projet leur donnait un nom différent. Afin que la production se déroule rapidement et sans problème, il est important que le client et Mohn Media emploient la même terminologie pour chacun des éléments du produit. Étant donné que le temps presse, aucune incertitude n’est tolérée. Thomas Schmidt propose de nouveaux noms : au lieu de parler de lettre ou d’étiquette adresse, il sera désormais question de formulaire 51 et 52. D’expérience, il sait que la plupart des gens mémorisent mieux les chiffres.

Le chef de l’équipe de fourniture des données transmet à ses collègues une pochette de commande avec toutes les données nécessaires.

Ensuite, il évoque avec le client les données techniques afin de toujours avoir une idée claire de ce à quoi doivent ressembler le catalogue et les suppléments. Il encode les informations obtenues sur cette commande dans l’Intranet de la prépresse à laquelle lui et ses collègues ont accès. Peu de temps après, les tests sur les données et la voie de transmission commencent, l’équipe prend en charge les derniers souhaits de modifications du client et réalise une maquette parfaite du produit à imprimer. La qualité est la priorité numéro un, malgré le calendrier serré.

Chez nous, tout doit souvent aller vite. Malgré des délais restreints, la qualité et la sécurité sont notre plus grande priorité à chaque étape du processus.

Thomas Schmidt, chef de l’équipe de fourniture des données

Afin de pouvoir se tenir au calendrier, chaque geste doit être précisément défini.
Thomas Schmidt se met d’accord avec un collègue afin de garantir un processus sans problème lors de l’exposition des plaques.

 

Tempo

Thomas Schmidt ne connaît que trop bien les projets de ce type. Le matin, lorsqu’il emprunte les couloirs pour se rendre dans son bureau et passe par le traitement des dossiers et la reproduction, il sent qu’à chaque pas, le temps accélère un peu. Pendant la phase de prépresse, le temps est précieux. Cela vaut particulièrement pour une commande : depuis plusieurs années, son équipe et lui se chargent de la production d’un grand magazine allemand d’actualités. Lorsque les données arrivent chez lui la nuit, les plaques d’impression doivent être exposées quelques minutes plus tard. Pour ce faire, les processus doivent être parfaitement définis, et la concentration et l’esprit d’équipe sont primordiaux. Si les données fournies sont exactes, la pochette de commande est transmise le plus vite possible aux collègues au bout du couloir, qui exposent les plaques d’impression. Ensuite, la production commence, et les machines crachent d’innombrables feuilles imprimées à un rythme effréné. Un jour seulement après l’arrivée des données chez Thomas Schmidt, les exemplaires fraîchement imprimés se retrouvent déjà dans les kiosques. Pendant environ six mois, il était en contact permanent avec le responsable du magazine d’actualités. Chaque éventualité était discutée, afin que l’équipe sache immédiatement comment réagir en cas de problème inattendu.

 

La machine qui sait tout

Même si Thomas Schmidt a acquis beaucoup d’expérience au fil des ans chez Mohn Media, il ne peut pas tout savoir lui-même. Voilà pourquoi il bénéficie de l’aide d’une mémoire numérique qui dispose d’une capacité de stockage illimitée. Ses collègues et lui peuvent à tout moment accéder à l’Intranet, où toutes les informations pertinentes pour le client sont enregistrées. Ils peuvent y voir qui a discuté de quoi avec qui, les éléments importants pour chaque projet et la date d’impression prévue. C’est important, car souvent, l’équipe de Thomas Schmidt travaille sur énormément de projets différents en une journée. Avant de commencer leur travail, les collègues du traitement des dossiers enregistrent les données les plus importantes et les encodent dans le système. Dans le département de fourniture des données, les informations sont encore minutieusement vérifiées avant le début de la production. Les données fournies par le client sont-elles correctes ? Le délai peut-il être respecté ? Si tout est conforme, le document est inséré dans la pochette de commande.

Grâce à l’Intranet, l’équipe peut garder un œil sur les innombrables projets.
Thomas Schmidt sait ce qu’on peut voir sur les plaques d’impression exposées, mais il se tait jusqu’à la date de parution.

 

Aujourd’hui et hier

Malgré l’importance des documents de commande imprimés, beaucoup d’aspects ont été numérisés au cours des dernières années. Aujourd’hui, les informations contractuelles et les informations d’impression sont envoyées à Thomas Schmidt et son équipe par e-mail ou par transfert de données. Seuls quelques clics sont nécessaires pour accéder à l’ensemble de la commande. La sécurité des données est donc un élément de premier plan. Jusqu’à la date de parution, rien ne peut filtrer vers l’extérieur. Les collègues de la fourniture des données se taisent, tandis que le département d’informatique garantit l’envoi sécurisé des données. Les mesures de sécurité numérique et les pare-feux sont invisibles à l’œil nu, contrairement à ce qui se faisait auparavant. Thomas Schmidt ne se souvient que trop bien de la façon dont les données pour un produit imprimé lui étaient livrées par le passé : un coffre verrouillé contenant les données d’impression était apporté en taxi chez Mohn Media. La clé du coffre était amenée à un autre moment dans un autre taxi jusqu’à Gütersloh. À l’époque, il se sentait un peu comme un agent secret qui remplissait une mission importante.

 

Commande acceptée

La sonnerie du téléphone le tire de ses réflexions sur les derniers jours. Un nouveau client veut faire paraître son magazine mensuel chez Mohn Media. La production doit de nouveau aller vite. Le département de traitement des dossiers a déjà inséré les premières données clés dans l’Intranet. Thomas Schmidt y jette un œil, cette commande nécessite également une solution individuelle, car le délai, la qualité et la sécurité des données y jouent de nouveau un rôle important. La semaine prochaine se tiendra la première réunion commune où il pourra poser toutes les questions qui lui brûlent déjà les doigts. Dès qu’il dispose des informations dont il a besoin, plus rien ne peut empêcher l’impression. Depuis son bureau, il peut voir la vapeur monter de l’imprimerie en face. Quelques heures plus tard, le magazine fraîchement imprimé se retrouvera sur son bureau, et de nouveau, un projet qui aura commencé chez Thomas Schmidt aura pris fin.

La vapeur qui s’élève de l’imprimerie annonce au chef de l’équipe de fourniture des données qu’un nouveau projet fraîchement imprimé se retrouvera bientôt sur son bureau.
  • Collègues impliqués dans la fourniture des données : 15 répartis en trois services

  • Plaques d’impression exposées chaque jour : env. 1 300

  • Nombre d’années de Thomas Schmidt chez Mohn Media : 30

  • Plus longue collaboration avec un client : 22 ans

  • Introduction de l’Intranet pour le processus d’impression chez Mohn Media : 1999

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